Jak się ustrzec problemów z ryczałtem na jazdy lokalne?

Ryczałt na jazdy lokalne ma rekompensować pracownikom koszty używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Na co uważać przy ich przyznawaniu i wypłacie?

Przyznanie pracownikowi ryczałtu na jazdy lokalne jest korzystne dla pracodawcy, ale nakłada na służby kadrowe wiele dodatkowych obowiązków. Przy jego naliczaniu i wypłacie łatwo o błąd, który będzie wymagał korekty w ZUS. Ryczałt jest zwolniony ze składek.

Sama umowa nie wystarczy

Zasady przyznawania, naliczania i wypłacania popularnych ryczałtów na jazdy lokalne regulują przepisy rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Często spotykanym błędem jest wypłacanie ryczałtów na podstawie samej umowy, przyznającej tego rodzaju świadczenie. Kadrowi tłumaczą się przy tym, że umowa zawiera informacje wymagane do wypłaty, tj. dane pojazdu, w tym informację o pojemności silnika, decydującej w przypadku samochodów osobowych o stawce za 1 km oraz limit przyznanych pracownikowi kilometrów na jazdy lokalne. Jednak rozporządzenie wymaga od pracownika złożenia comiesięcznego oświadczenia. W umowie nie ma bowiem informacji o wystąpieniu w danym miesiącu okoliczności wymienionych w § 4 ust. 2 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą...